La dématérialisation est arrivée avec les nouvelles technologies, notamment avec le système de stockage en ligne comme le cloud ou encore les GEIDE. De nouveaux concepts sont apparus avec cette dématérialisation, tels que l’archivage de documents numériques, la signature électronique, la gestion documentaire et la gestion des factures/devis revues différemment.
Nous vous aidons à mieux comprendre toutes ces notions pour pouvoir les appliquer votre entreprise !
L’archivage de documents numériques
L’archivage de documents numériques consiste à empiler et conserver, sur plusieurs années, des documents dans des systèmes de stockage, garantir la sécurité des données et leur authenticité. Ces documents sont donc accessibles depuis un poste informatique ou support numérique.
Mails, fichiers issus de logiciels bureautique, informations échangées sous forme de base de données et papiers numérisés peuvent être archivés. Un document peut être archivé numériquement qu’il soit en cours de constitution ou finalisé et validé. Les documents dématérialisés sont consultables à tout moment.
L’archivage doit garantir :
- L’intégrité des données : aucune altération ou modification des informations (sauf autorisation)
- La traçabilité : Connaître et remonter à l’origine des documents : auteur…
- La pérennité des informations : Conservation des supports actualisés (certains formats ou supports peuvent disparaître)
- L’accès aux informations : personnes autorisées seulement (confidentialité). Stockage sécurisé et doté d’un système de classification et de recherche efficace.
La signature électronique
La signature électronique, ce n’est pas aussi simple que la signature écrite et manuelle. Le système est autant plus complexe, notamment en matière de sécurité informatique. En effet, il faut mettre en place un système de sécurité dit « cryptographique ». Cette opération est invisible pour l’utilisateur qui utilise un logiciel ou support numérique spécifique pour traiter un document.
Faire signer un document électroniquement permet d’authentifier le signataire, garantir l’intégralité du document et assurer la non-répudiation, c’est-à-dire que le document ne peut pas être contesté.
La signature électronique a plusieurs avantages : pas besoin de papier et d’encre, la signature est rapide, pas de scan de document, pas de perte de temps, et les données sont protégées.
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Dématérialiser sa gestion documentaire
Pour accélérer sa transformation digitale, il est nécessaire de dématérialiser sa gestion documentaire. Cette dématérialisation de gestion documentaire est liée à l’évolution de la règlementation et des technologies. Les solutions de gestion de stockage et d’archivage des flux d’informations les plus simples sont les ERP (Enterprise Resource Planning)/PGI(Progiciel de Gestion Intégrée) qui sont des systèmes d’information permettant de gérer et suivre au quotidien l’ensemble des informations et services opérationnels d’une entreprise, ou bien les GEIDE qui présente un niveau de sécurité élevé.
Pourquoi dématérialiser la gestion documentaire de l’entreprise ? En effet, les employés sont de plus en plus mobiles et dématérialiser sa gestion documentaire permet de fluidifier l’accès, l’exploitation et la circulation des informations pour plus de réactivité et efficacité.
Bons de commande, factures, bulletins de salaire, contrats et dossiers clients peuvent être dématérialisés.
De plus, les documents seront mis à jour en temps réel de manière centralisée. Concernant les dossiers clients numériques, il est important pour tous les services de la relation client d’avoir la main sur ces derniers lors de rendez-vous…
Dématérialiser les factures/devis
Certaines entreprises se montrent réticentes à dématérialiser leurs factures, manque de moyens financiers ou simplement par méconnaissance.
Les avantages de la dématérialisation de factures/devis :
- Faciliter la gestion quotidienne et éviter des erreurs classement.
- Permettre l’optimisation des espaces de stockage au niveau de l’archivage
- Favoriser les échanges B2B avec un accès plus rapide aux documents
- Le traitement des factures est plus rapide, cela permet la traçabilité optimale et la fluidité des échanges d’informations
- C’est un outil efficace afin de diminuer les litiges
- La réduction des coûts est importante : l’émission d’une facture dématérialisée coûte moins chère qu’une facture papier
- Cela augmente la productivité des employés car les étapes sont beaucoup moins nombreuses
- Les règlements s’accélèrent, ce qui a un impact financier positif pour l’entreprise
- Un comportement éco-responsable qui s’inscrit dans une démarche RSE car le papier est moins utilisé et l’encre également. Cela peut permettre à une entreprise de s’ouvrir à des marchés publics.
- S’adapter aux nouvelles technologies permet d’avoir moins de contraintes lors de négociations commerciales et permet aussi de montrer son adaptation aux outils numériques à ses partenaires commerciaux.
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Reconnaissance de texte (OCR)
La dématérialisation demande une technologie bien précise pour son bon fonctionnement. L’OCR (Optical Character Recognition) ou ROC (Reconnaissance Optique des Caractères) est une technologie avancée de reconnaissance de texte.
L’objectif de cette technologie est de convertir automatiquement les documents scannés, les PDF et photos numériques en fichiers modifiables et exploitables.
Cette technologie reconnaît les images, peut reconstituer des mots et même des phrases entières afin d’en extraire rapidement des informations importantes.
Gain de temps
Le principal avantage de la dématérialisation est le gain de temps dans une entreprise. En voici les principales raisons :
Le temps de traitement des documents et le délai de réponse sont fortement réduits. Grâce aux logiciels de gestion documentaire automatisés, les erreurs sont réduites donc le temps de vérification est réduit.
Sans dématérialisation, toutes les étapes et démarches administratives avaient tendance à ralentir les employés. Avec la dématérialisation, c’est un gain de temps à ne pas négliger et des étapes en moins. Les employés peuvent donc se focaliser sur des tâches de plus haute valeur ajoutée. De plus, il sera beaucoup plus rapide de retrouver un document.
Plus besoin de se déplacer pour des signatures, tout se fait à distance ! Les documents peuvent également être consultés depuis n’importe quel support numérique.
Les certificats électroniques
Un certificat électronique est également appelé certificat numérique et certificat de clé publique. Il s’agit d’une carte d’identité numérique qui permet d’identifier et authentifier une personne physique ou morale, chiffrer des échanges et signer en ligne en toute sécurité.
Ce dernier ne peut être délivré que par une organisation reconnu et appelée « autorité de certification » soit un Prestataire de Service de Confiance Electronique (PSCE). Ils sont qualifiés RGS (Référentiel Général de Sécurité) ou EIDAS (Electronic Identification Authentification and Trust Services) et respectent les normes européennes. Confiance et garantie sûres entre vos utilisateurs et votre entreprise !
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